Utiliser ChatGPT pour relancer un client qui n'a pas payé : ce qui marche, ce qui reste à la main

Parce qu'une relance de paiement n'est pas un texte difficile, c'est un texte répétitif. Tu écris la même chose, avec des variantes, à trois clients différents, souvent le vendredi après-midi, souvent avec un peu d'agacement dans les doigts. ChatGPT est bon là : il produit trois versions d'un même message, dans trois tons différents, en quelques secondes. Ce qui te prenait vingt minutes de rédaction hésitante passe à cinq minutes de relecture.

Ce qu'il ne fait pas : il ne sait pas si ce client paie toujours en retard, ou s'il traverse un mois compliqué. Il ne sait pas que tu as besoin de garder cette relation, ou au contraire que c'est le troisième rappel et que tu veux passer à autre chose. Cette partie-là vient de toi, et c'est elle qui décide du ton.

L'IA écrit la relance. Toi, tu décides laquelle part.

Prenons un cas type : un menuisier de la région de Morges a quatre factures en retard sur le mois, entre 800 et 3 500 CHF. Sans IA, chaque relance lui prend 15 à 20 minutes. Retrouver la facture, retrouver les échanges, écrire, se relire, ne pas envoyer un message trop sec. Avec ChatGPT, il décrit la situation en deux phrases et récupère un brouillon en une minute. Compte 6 à 8 minutes par relance, relecture incluse.

Sur quatre relances, ça fait environ 45 minutes gagnées par mois. Ce n'est pas spectaculaire, et je préfère te le dire tout de suite plutôt que de te vendre du rêve. Le vrai gain est ailleurs : la relance part le jour où elle devrait partir, au lieu d'attendre une semaine de plus parce que tu n'avais pas envie de t'y mettre. Sur une facture de 2 000 CHF, une semaine de retard se voit sur la trésorerie de fin de mois.

Le temps récupéré reste modeste. Le retard évité, non.

Le premier piège, c'est le ton. Par défaut, ChatGPT écrit des relances qui sonnent soit menaçantes, soit commerciales à l'américaine. Un client à Lausanne qui reçoit un message agressif pour quinze jours de retard se braque, et tu perds plus qu'une facture. Demande un ton neutre, sans reproche, et relis chaque phrase en te demandant si tu l'enverrais à quelqu'un que tu dois revoir la semaine prochaine.

Le deuxième piège est plus sérieux : il invente du droit. Demande-lui les délais exacts d'une poursuite en Suisse et tu verras. La procédure de poursuite pour dettes a ses règles, ses formulaires et ses délais, et un outil de rédaction n'a pas à trancher ça. Si le dossier part chez ta fiduciaire ou chez un avocat, c'est eux qui écrivent, pas toi et pas l'IA.

Le troisième piège concerne les données. Le nom du client, le montant, l'adresse, l'IBAN : rien de tout ça n'a besoin de finir chez OpenAI. Décris la situation sans identifiants (un client, une facture de 2 000 CHF, 20 jours de retard) et tu obtiens le même brouillon. J'en parlais déjà dans l'article sur la confidentialité des données clients, et la règle n'a pas changé.

Deux choses, au minimum. L'appel téléphonique, d'abord, quand le client est joignable et que la relation compte. Un message écrit se classe dans une pile, un appel se règle souvent en trois minutes. Aucun outil ne va décrocher pour toi, et c'est tant mieux : c'est là que tu comprends si le client a un vrai problème de trésorerie ou s'il a simplement oublié.

La décision de passer à l'étape suivante, ensuite. Le moment où tu arrêtes de relancer et où tu lances une procédure est une décision commerciale et juridique, pas une décision d'écriture. ChatGPT peut te préparer la dernière relance avant poursuite. Il ne peut pas décider si tu es prêt à perdre ce client.

Une astuce pour tester, en avant-goût : donne-lui la situation en deux lignes et demande trois versions, une cordiale, une neutre, une ferme. Tu gardes celle qui te ressemble, tu ajustes deux mots, et tu envoies. Le reste, c'est du métier.