Utiliser ChatGPT pour préparer un entretien annuel : un cas concret à Morges

Préparer un entretien annuel prend du temps. Il faut relire les objectifs de l'année, les notes des meetings, les évaluations précédentes, et trouver les bonnes questions. Un responsable à Morges m'a raconté qu'il y passait une partie de son dimanche soir. Avec ChatGPT, il structure ses entretiens en 30 minutes au lieu de 2 heures.

ChatGPT ne fait pas le travail à votre place. Il vous oblige à donner le contexte, puis il propose des axes de discussion. Vous reprenez la main, vous adaptez. Le but est de gagner du temps sur la partie rébarbative et de garder votre énergie pour l'écoute.

Concrètement, vous décrivez le poste, les objectifs fixés en début d'année et les résultats atteints. ChatGPT propose ensuite une liste de questions par thème : réalisations, difficultés, développement, rémunération. Vous choisissez ce qui correspond, vous supprimez le reste. Vous obtenez un fil conducteur, pas un script à réciter.

Une astuce simple : demandez à ChatGPT d'adopter le ton de votre entreprise. Dites-lui si vous voulez des questions directes ou plutôt ouvertes. Il s'adapte. On retrouve le même esprit que pour préparer une réunion avec ChatGPT : donner un cadre, recevoir des suggestions, et retravailler le résultat.

ChatGPT ne connaît pas votre collaborateur. Il peut générer des questions génériques qui ne collent pas à la personne. Ne recopiez jamais le résultat tel quel. Les meilleures questions viennent de votre connaissance du terrain, l'IA ne fait que les mettre en forme.

Autre écueil : la confidentialité. Ne saisissez pas d'informations sensibles sur un collaborateur dans ChatGPT, surtout des données de santé ou des remarques disciplinaires. Pour des cas délicats, anonymisez ou utilisez une version sécurisée comme ChatGPT Enterprise. C'est un point que je souligne dans toutes mes formations à Morges.

Dans l'exemple du responsable à Morges, le gain est net. Avant, il passait 2 heures par entretien à rassembler les informations et à rédiger les questions. Avec ChatGPT, il en passe 30 minutes. Sur une série de six entretiens, cela fait 9 heures d'économisées. Du temps pour écouter, au lieu de chercher des documents.

Le gain dépend du contexte. Pour un entretien annuel classique, l'IA est très utile. Pour des situations complexes avec plusieurs parties prenantes, elle aide moins. C'est un outil, pas une baguette magique.