Utiliser ChatGPT pour créer un plan de formation : un exemple pour les RH à Morges

Parce qu'un plan de formation, c'est souvent des heures de brouillon avant d'arriver à un document clair. Lister les compétences, les comparer aux besoins de l'équipe, fixer un budget, choisir les dates. Une responsable RH à Morges a fait cet exercice avec ChatGPT. Elle est passée de quatre heures de travail à une heure de mise au point.

ChatGPT ne connaît pas ton entreprise, pas encore. Mais il connaît des centaines de méthodes pour structurer un plan. Il peut te poser les bonnes questions, te sortir des idées de formation que tu n'avais pas en tête. C'est tout ce qu'on lui demande : un premier jet solide.

Commence par donner un rôle à ChatGPT. Dis-lui qu'il est responsable formation, puis donne-lui le contexte : ton secteur, ton équipe, tes objectifs pour l'année, ton budget. La qualité de la réponse dépend presque entièrement de ce que tu mets avant. C'est l'astuce que je montre en formation, et elle change tout.

Ne lui demande pas un plan en une fois. Demande d'abord une trame, puis complète par étapes : les compétences, puis les priorités, puis le budget. Tu gardes la main à chaque étape. ChatGPT propose, toi tu valides.

Le piège principal, c'est l'hallucination. ChatGPT peut inventer un organisme de formation, un prix, une certification qui n'existe pas. Dans un plan, ça se voit moins qu'ailleurs, parce que le document est long et que tu as envie de faire confiance. Vérifie toujours les noms propres et les coûts avant d'envoyer quoi que ce soit.

La confidentialité, ensuite. Un plan de formation touche aux compétences et parfois aux salaires de tes collaborateurs. Ne colle jamais de données personnelles dans la version gratuite ou non sécurisée. Si tu utilises ChatGPT pour un cas RH, reste sur des informations anonymisées ou sur une version entreprise.

Dans le cas de cette responsable RH, le gain est net : une heure au lieu de quatre pour la première version. Elle devait encore valider les priorités avec son directeur et demander des devis, mais l'IA avait déjà fait le travail de structure. C'est le même principe que pour la description de poste, déjà vu sur ce blog : l'IA te propose, tu décides.

Le vrai gain ne se limite pas au temps. En posant le cadre avec ChatGPT, tu évites d'oublier des rubriques qui demandent des semaines de rattrapage après. C'est ça qui compte en Suisse romande, où les PME n'ont pas toujours une équipe RH complète pour relire un plan.