Utiliser ChatGPT pour analyser un fichier Excel : un exemple concret à Morges

Oui, mais pour certaines tâches seulement. ChatGPT lit bien la structure d'un tableau, propose une formule, explique un tri, aide à construire un tableau croisé dynamique et à nettoyer des colonnes. Il ne remplace pas Excel pour les calculs sur de gros volumes, et il ne faut pas lui coller un export de 8 000 lignes contenant des noms de clients. Un indépendant à Morges bloquait depuis une heure sur un export de 400 lignes : la bonne formule est arrivée en deux minutes.

Ce qui change tout, c'est de lui décrire ton tableau au lieu de le lui envoyer. Trois colonnes (date, montant, catégorie), le résultat que tu cherches, et il part dans la bonne direction. Sans cette description, il devine. Et il devine souvent mal.

Sur les cas que je vois dans des PME de Suisse romande, le gain se situe entre la moitié et les deux tiers du temps. Un tableau de 350 lignes de factures à trier, regrouper par mois et mettre en forme : environ 2 heures à la main, 35 à 40 minutes avec ChatGPT, vérification comprise. Le gain ne vient pas du calcul, il vient de la formule et de la structure.

Attention au piège inverse. Le temps gagné, tu le repasses en partie à relire. Sur un tableau de 12 lignes, ChatGPT te fait perdre du temps : tu vas plus vite à la main. Ça devient rentable à partir de quelques dizaines de lignes, ou dès qu'il s'agit d'une opération que tu ne maîtrises pas bien.

Le premier risque est le calcul inventé. ChatGPT ne calcule pas lui-même, il écrit une formule. Elle peut avoir l'air juste, avec la bonne syntaxe, et donner un résultat faux : une plage décalée d'une ligne, une somme qui inclut les en-têtes, un séparateur qui ne correspond pas à ta version d'Excel. Cette formule doit être testée sur trois lignes avant d'être tirée sur toute la colonne.

Deuxième risque, les données. Un export de facturation contient des noms, des IBAN, des montants. Une fois collés dans un chat, tu ne sais plus où ils sont passés. J'en ai parlé dans l'article sur les données clients : tu décris ton tableau, tu ne le colles pas. Si tu veux vraiment faire analyser des montants, tu anonymises avant.

Troisième piège, plus sournois : la dépendance. Si tu ne comprends plus ta propre formule, tu ne sauras pas la corriger quand une colonne bouge. Et une colonne bouge toujours.

Une seule chose à retenir, et elle change presque tout : demande la formule et son explication, puis teste-la sur trois lignes. Concrètement, tu écris tes colonnes (A la date, B le montant, C la catégorie), ce que tu veux obtenir (le total par catégorie pour janvier), et tu ajoutes cette phrase : explique-moi chaque partie de la formule. Si l'explication est floue, la formule est fausse.

Ce réflexe prend trente secondes. Il t'évite de recopier une formule bancale sur 300 lignes et de découvrir l'erreur la veille du bouclement. C'est aussi, honnêtement, la façon la plus rapide d'apprendre Excel en travaillant.

Non. Un tableau de bord, une analyse d'écarts ou une décision de trésorerie demandent de savoir ce que les chiffres signifient dans ton activité. ChatGPT peut te construire le tableau, pas te dire si ce niveau de marge tient sur l'année. Sur l'interprétation, il reste moyen, parfois confiant sans raison.

Là où il est vraiment bon, c'est sur la mécanique : quelle formule, quel regroupement, comment nettoyer une colonne où les dates sont écrites de trois façons différentes. Le jugement reste chez toi.