Rédiger un procès-verbal avec ChatGPT : un exemple concret à Morges

Parce que c'est ennuyeux, long, et que personne ne le lit deux fois. Mais tout le monde le demande. Une réunion d'une heure génère facilement deux heures de mise au propre. ChatGPT transforme des notes brouillons en compte-rendu clair en 20 minutes. Je parle de notes, pas d'un enregistrement. Un enregistrement complet, c'est autre chose.

Prenons un exemple. Une association sportive à Morges tient son assemblée générale. La secrétaire note pendant 90 minutes. Décisions, discussions, chiffres, noms. À la maison, elle colle ses notes dans ChatGPT. En quelques allers-retours, elle obtient un procès-verbal structuré avec les points à l'ordre du jour, les décisions, et les actions à suivre.

Le gain ? Environ une heure trente sur un document qui n'apporte aucune valeur ajoutée. La valeur, c'est la décision, pas la mise en forme.

Le secret tient dans la qualité de vos notes, pas dans le prompt. ChatGPT ne sait pas ce qui s'est dit à la réunion. Il sait seulement transformer ce que vous lui donnez. Plus vos notes sont brutes et datées, plus le procès-verbal sera fidèle. Notez les noms, les montants, les votes. Ne comptez pas sur l'IA pour deviner.

Concrètement, vous pouvez écrire : voici mes notes de réunion, remets-les dans un ordre logique, sépare les décisions des discussions, et garde tous les chiffres tels quels. C'est une demande simple. Pas besoin d'un prompt de dix lignes.

Ensuite, vous relisez. Pas pour le style, pour le fond. ChatGPT fait la langue, vous faites la mémoire. Si une décision manque, c'est vous qui l'avez oubliée dans vos notes. Ce n'est pas une hallucination, c'est un trou de mémoire.

ChatGPT n'est pas fait pour écouter un enregistrement entier. Il peut transcrire un fichier audio avec certains outils, mais le résultat dépasse souvent la taille de texte autorisée. Pour un procès-verbal de deux heures, vous perdez du temps à découper. L'usage réaliste, c'est le brouillon écrit.

Autre limite : les tensions. Si une discussion a été vive, ChatGPT va l'adoucir. Il choisit des mots neutres, parfois trop. L'IA n'a pas assisté aux regards et aux silences. Vous devez décider si le procès-verbal doit refléter un désaccord ou une simple question.

Enfin, ne lui demandez pas d'écrire des procès-verbaux à votre place si la réunion touche à des sujets confidentiels. La version gratuite de ChatGPT peut réutiliser vos données pour s'améliorer. Pour des salaires ou des données clients, utilisez un compte professionnel ou ne mettez pas les noms.

Pour une association ou une PME à Morges, une réunion mensuelle d'une heure produit souvent un procès-verbal de deux pages. À la main, comptez entre 1 et 2 heures de travail. Avec ChatGPT, une fois les notes prises, le brouillon est prêt en 10 minutes et la relecture en prend 10 autres. Total : 20 minutes au lieu de 2 heures.

Ce temps gagné n'est pas une performance abstraite. Pour une secrétaire bénévole d'association ou une assistante de direction à Lausanne, c'est une soirée de récupérée. Et le document reste propre, structuré, prêt à envoyer.

Ce qui marche, c'est d'utiliser ChatGPT comme un assistant de mise en forme, pas comme un rédacteur autonome. C'est exactement ce que j'enseigne dans les formations Jstnv IA à Morges.